5 leiðir til að bæta fjarfundi

Jafnvel áður en Covid skall á var fjarvinna orðin fastur liður í lífi meirihluta vinnandi fólks í heiminum. Í dag þurfa flestir að mæta á netfundi oft í vinnuvikunni.

2020 hefur verið ár myndfunda og, eins á við um margar samfélagslegar nýjungar, hefur notkunin einkennst af nokkru stjórnleysi. Fundir standa yfir tímunum saman, börn birtast í bakgrunni og heimta mat, hundar og kettir ganga fyrir skjáinn, þátttakendur taka tækin sín með sér á salernið með kveikt á myndavélinni eða standa upp til að ná sér í drykk en gleyma að þeir eru ekki í buxum!

Þetta var skondið fyrst um sinn en nýjabrumið er horfið. Starfsfólk kvartar undan „zoom-þreytu“ og að dagarnir fari stundum í endalausa fundi. Ef stefna fyrirtækja á að felast í notkun fjarfunda til lengri tíma er mikilvægt að stýra henni með markvissum hætti. Hér eru fimm meginreglur til að tryggja skilvirka fjarfundi.

 1# Veljið réttan miðil

Er örugglega nauðsynlegt að fundurinn fari fram í mynd? Atvinnulífið komst prýðilega af án myndsamtala áratugum saman – við létum símtölin duga.

Síminn er raunar minna truflandi og nærtækari miðill en myndfundir, svo ef þörf er á að tala við viðskiptavin eða starfsfélaga um mál sem ekki krefjast sjónræns stuðnings er ráðlegt að leggja frá sér fartölvuna og grípa símann.

Ef myndfundir eru nauðsynlegir skaltu kynna þér úrval mismunandi fundarforrita til að finna það sem fellur best að þínum þörfum. Mikilvægt er að ganga úr skugga um að vélbúnaður standist kröfur. Það sama gildir fyrir starfsfólkið. Ef ætlast er til að samskiptin fari fram með þessum hætti þurfa starfsmenn að fá búnað og nettengingu sem auðveldar þeim það eins og kostur er. Skert bandbreidd og hægvirkir örgjörvar gætu hrakið burt hæfileikaríkt starfsfólk.

 2# Flokkið fundi eftir tilgangi

Heimsfaraldurinn hefur varpað ljósi á geðheilsu og mikilvægi þess að stjórnendur fylgist með einstaklingum í teymi sínu á persónulegum nótum. Það er af hinu góða, en ekki skyldi blanda því saman við fund um söluaðferðir.

Vinnufundir eru nauðsynlegir í ýmsum tilgangi: Hugmyndaflæði, þjálfun, frammistöðumat, velferð starfsfólks. Aðgreining stuðlar að því að fundir séu markvissir og hnitmiðaðir.

Gott er að styðjast við viðeigandi hegðunarviðmið eftir því hvernig fund er um að ræða. Til dæmis mætti klæðast þægilegum fatnaði og hafa kött í bakgrunni ef ætlunin er að spjalla við starfsmann um líðan hans en formlegri vinnuklæðnaður og látlaus bakgrunnur myndi henta betur fyrir árlegt frammistöðumat. Sama gildir um þjálfun, teymisfundi og sölusímtöl.

 3# Fylgið skipulagðri áætlun

Góður fundur gengur hratt fyrir sig. Hægt er að halda skriði með því að skipuleggja fundinn með dagskrá og helst tímamörkum.

Ákveðið fyrirfram hver á að tala um hvað og hversu lengi og sendið dagskrána til þátttakenda fyrir fundinn. Ýmsir markverðir viðburðir hafa farið fram með hjálp fjarfundarlausna á árinu, sem hafa byggst á vel skipulagðri dagskrá, fjölda áhugaverðra fyrirlesara og ströngum tímamörkum. Með skilvirkri áætlun getur þessi miðill komið miklu magni af gagnlegu efni til skila á hnitmiðaðan og áhrifaríkan hátt.

 4# Gangið úr skugga um að allir séu tilbúnir

Þetta tengist reglu 2 og hegðunarviðmiðum. Það á að vera almenn regla fyrir allar gerðir fjarfunda að þátttakendur mæti tímanlega rétt eins og í raunheimum, viðeigandi klæddir, vel undirbúnir, og að ekkert sem veldur ónæði eða truflun sé í bakgrunni.

Fyrirtæki beita væntanlega mismunandi aðferðum varðandi þessi viðmið, en hvernig sem þeim var háttað meðan allir unnu undir sama þaki ætti að halda þeim óbreyttum á myndfundum og útskýra væntingar til starfsfólks ásamt þeim ástæðum sem liggja að baki.

Starfsfólkið verður mun orkumeira og áhugasamara eftir skilvirkan fund sem lýkur á réttum tíma samanborið við fund sem skröltir áfram stefnulaust.

 5# Útbúið samantekt

Þegar fundinum lýkur er gott að árétta þýðingu hans með því að taka saman aðgerðarpunkta og senda til allra þátttakenda. Með því að ljúka fundinum með samantekt sýnirðu að þú varst að hlusta. Það veitir öllum þátttakendum staðfestingu á að mæting þeirra sé vel metin og stuðlar að því að þeim finnist fundurinn hafa tilgang og bera árangur, hver sem tilgangurinn kann að vera.

 Þessar meginreglur hafa verið viðteknar fundarvenjur árum saman en þær hafa verið vanræktar, einkum með stóraukinni fjarvinnu. Nú er tími til að skipuleggja sig aftur. Tæknin er fyrir hendi – nýtum hana á réttan hátt.