Blogg

5 ástæður af hverju fyrirtæki ættu að innleiða vöruhúsakerfi

Stefán Jóhannsson07/06/2021

Þegar fyrirtæki stækka með tilheyrandi fjölgun vörunúmera eykst birgðavelta þeirra óhjákvæmilega í kjölfarið. Aukin birgðavelta kallar eftir meira geymsluplássi, sem felur í sér aukið álag á lager og minni yfirsýn. Allt eru þetta dæmigerðir vaxtarverkir stækkandi fyrirtækja en með aðstoð sérfræðinga og tækni er hægt að koma fyrirtækjum upp á næsta stig.

Hér fyrir neðan eru fimm ástæður þess að fyrirtæki ætti að íhuga innleiðingu vöruhúsakerfis og um leið gera reksturinn skilvirkari og hagkvæmari:

1. Aukin nýtni geymslurýmis

Algengt er að vörur eigi sér ákveðinn samastað í vöruhúsi, þekkta staðsetningu óháða eiginleikum vörunnar. Það er gert til að auðveldara sé að finna vöruna þegar afgreitt er upp í sölupantanir. Margir nýta sér vöruspjaldið í fjárhagskerfinu en flest fjárhagskerfi bjóða upp á vísi að utanumhaldi staðsetninga. Sú virkni er þó mjög takmörkuð enda fjárhagskerfin fyrst og fremst hugsuð til að halda utan um heildarmagn og verðmæti vara í birgðageymslum. Þegar vöruveltan eykst og innkaupapantanir stækka er ekki alltaf hægt að koma öllu magni vörunnar fyrir á „sínum“ stað eins og áður. Þá þarf að koma henni fyrir í fleiri staðsetningum og við það skapast m.a. sú hætta að hún týnist eða gleymist. Auk þess er ekki verið að hámarka nýtni staðsetninga út frá eiginleika vöru (stærð, þyngd, fyrningu, vinsældum o.s.frv.) heldur er aðalatriðið að tryggja að hún týnist ekki.

Þetta vandamál leysist með tilkomu vöruhúsakerfis þar sem allar vörur í vöruhúsinu eru skráðar með staðsetningu, magni og fyrningardagsetningu. Auðvelt er að kalla fram nauðsynlegar upplýsingar í hand- eða borðtölvum lagerstarfsmanna. Sama vara getur verið staðsett á mörgum stöðum í vöruhúsinu, þannig nýtist geymsluplássið betur. Auk þess er hægt að besta staðsetningu vöru, það er geyma vinsælli vörur á aðgengilegri stað, finna bestu staðsetningu fyrir vöru eftir rúmmáli og þyngd og jafnframt dreifa vörum á skipulagðan hátt svo ekki myndist “umferðarteppur” í ákveðnum göngum vöruhússins.

2. Minni vörurýrnun

Eins og nefnt er hér að ofan geta skapast vandræði ef vörur „týnast“ í vöruhúsinu. Ef um er að ræða vörur sem hafa fyrningardagsetningu, eins og matvörur, skapast hætta á að þær séu ekki lengur söluhæfar þegar þær finnast. Þá þarf að afskrifa þær og getur það verið umtalsvert fjárhagslegt tjón.

Yfirsýnin sem vöruhúsakerfið býður upp á sýnir okkur á einfaldan hátt hvar vörur er að finna ásamt magni þeirra og aldri. Oftast er farið er eftir þeirri einföldu reglu að það sem fer fyrst inn fer fyrst út. Þannig má koma í veg fyrir að vörur dagi upp í hillum. Einnig er hægt að stilla flest vöruhúsakerfi þannig að látið sé vita þegar vara er komin nálægt fyrningardagsetningu, þá er hægt að bregðast strax við og koma vörunni út.

3. Allar upplýsingar skráðar og aðgengilegar

Margir kannast við ómissandi lagerstarfsmanninn sem veit hvar allt er og ekki má forfallast eða fara í frí því þá stöðvast starfssemi vöruhússins. Það er auðvitað gott að hafa hæfileikaríka einstaklinga í vinnu en það getur líka verið óheppilegt að vera mjög háður einstökum starfsmönnum.

Eftir innleiðingu vöruhúsakerfis hafa öll hólf (geymslustaðsetningar) vöruhússins verið merkt. Vörur og magn þeirra er skráð í þessi hólf og allir lagerstarfsmenn hafa aðgang að þeim upplýsingum í gegnum handtölvur sínar. Þannig er mjög einfalt að finna hratt og örugglega það sem beðið er um, jafnvel fyrir óvanan starfsmann. Að skanna vörur í og úr hillu minnkar líka hættuna á að vara týnist, hún sé á vitlausum stað eða að röng vara sé tekin við tínslu.

4. Gagnadrifin innkaupa- og sölustjórnun

Með notkun stafrænnar tækni í vöruhúsinu er einfaldara að afla tölfræðilegra upplýsinga, stilla upp lykiltölum og gera enn frekari umbætur í rekstri. Í hefðbundnum fjárhagskerfum er ekki auðvelt að fylgjast með birgðastöðu ákveðinna vörunúmera eftir fyrningardagsetningum, oftast er bara um eina magntölu að ræða per vörunúmer.

Í vöruhúsakerfi er það hinsvegar einfalt mál þar sem hægt er að skrá vörur inn með bæði vörunúmeri og fyrningardagsetningu. Þannig opnast t.d. möguleikar fyrir sölustjóra á matvöru að koma auga á ef ákveðið magn vöru er að renna út á dagsetningu. Hann getur þá t.d. ákveðið að koma vörum sínum frekar til mötuneyta í stað verslanna því þar eru þær notaðar strax. Það sama á við um innkaupastjóra, hann getur tekið mið af því hve mikið er til af vörum með tilliti til geymsluþols þeirra þegar hann ákveður innkaup.

5. Ánægðari viðskiptavinir

Hægt er að gefa sér að straumlínulagaðra og stafrænna ferli og þar af leiðandi fljótari afgreiðsla muni auka á ánægju viðskiptavinarins. Með tilkomu vöruhúsakerfis, gagnagrunni þess og handtölvum opnast möguleikar til að hjálpa starfsmönnum að koma í veg fyrir að mistök séu gerð. Dæmi um það er að þegar starfsmaður fær beiðni um að sækja ákveðna vöru þarf hann að skanna hana til staðfestingar. Skanni hann ranga vöru fær hann villuboð á skjá handtölvunnar. Bara það eitt að nota handtölvur í stað pappírs dregur verulega úr líkum á mistökum þar sem ekki þarf lengur að færa handskrifaðar upplýsingar af pappírnum yfir í tölvukerfi.

Með vöruhúsakerfi opnast líka möguleikar á prentun límmiðamerkinga beint úr kerfinu. Það á bæði við um vörur sem koma illa eða jafnvel ómerktar í hús frá birgjum en líka til merkingar á sölupöntunum sem hafa verið teknar til. Þannig dregur verulega úr líkum þess að viðskiptavinur fái í hendurnar ranga vöru. Þessar merkingar á pakkningar sem tilbúnar eru til afhendingar gagnast síðan mjög vel ef ákvörðun er tekin um að ganga enn lengra, með innleiðingu útkeyrslukerfis en þannig kerfi vinnur mjög náið með vöruhúsakerfinu.

Þarf að breyta miklu í starfsemi vöruhúss til að geta innleitt vöruhúsakerfi?

Til þess að komast upp á næsta þrep með vöruhúsastarfssemina þarf nokkra undirbúningsvinnu og ýmsan búnað.

Hægt er að ganga mislangt og áherslumunur á vali búnaðar getur verið eftir starfssemi fyrirtækisins. Beiting tækni á borð við róbóta, raddstýringa, RFID, QR kóða og mismunandi hillukerfa er alltaf möguleiki en að öllu jöfnu þarf handtölvur, prentara, þráðlaust net, merktar staðsetningar og svo auðvitað sjálft vöruhúsakerfið. Fjárhagskerfi fyrirtækisins og vöruhúsakerfið eru tengd saman og virka þannig sem eitt heilstætt hugbúnaðarkerfi. Áður en farið er í val á búnaði, fer fram ítarleg þarfagreining.

Reynsla þeirra sem hafa farið þá leið að tæknivæða vöruhúsastarfsemina er sú að fjárfestinguna megi reikna hratt til baka með aukinni yfirsýn og þannig bættri vörumeðhöndlun, meiri rekjanleika, færri mistökum og síðast en ekki síst mun meiri afköstum.

Við hjá Origo höfum áratuga reynslu í að innleiða vöruhúsakerfi fyrir fyrirtæki af öllum stærðum og gerðum. Hafðu samband við okkur fyrir frekari ráðgjöf og upplýsingar.

Deildu blogginu
Um höfundinn
Stefán JóhannssonTæknifræðingur að mennt og með yfir 20 ára reynslu í öllu sem kemur að vöruhúsa-, framleiðslu- og verslunarlausnum ásamt þeim verkferlum sem því tengjast. Starfar við verkefnastýringu, ráðgjöf og hönnun hjá Origo.

Hefur þú verkefni í huga?

origo-logo
Skiptiborð
Mánudagar - föstudagarkl. 08:00-16:00Sími: 516-1000
Verslun í Borgartúni 37105 Reykjavík
Mánudagar - föstudagarkl. 08:00-17:00Laugardagarkl. 11:00-15:00
Verkstæði og vöruafgreiðslaKöllunarklettsvegi 8104 Reykjavík
Mánudagar - föstudagarkl. 09:00-17:00
StarfsstöðvarAkureyriÍsafjörðurNeskaupsstaðurEgilsstaðir
Origo, Borgartún 37, 105 Reykjavík, kt: 530292-2079. S: 516 1000