Hvað verður um fjarvinnu?

Það er algengur misskilningur varðandi COVID-19 heimsfaraldurinn að hann hafi skapað heim þar sem allir vinna heima. Staðreyndin er sú að meirihluti vinnandi fólks á heimsvísu getur ekki unnið heima því starfið krefst viðveru þeirra.

Engu að síður hefur mörgum menningarlegu hindrununum fyrir fjarvinnu verið rutt úr vegi og nú vilja langflestir þeirra sem geta unnið heima á annað borð halda því áfram og jafnvel í meira mæli en þeir gerðu fyrir heimsfaraldurinn.

Hvað þýðir þessi þróun fyrir vinnuveitendur? Hvað þurfa þeir að gera til að tryggja öryggi, ánægju, heilbrigði og afkastagetu starfsfólks í fjarvinnu?

Hentar fjarvinna öllum aldri?

Það eru ýmsir þættir sem hafa áhrif á þróun fjarvinnu. Störfin sem henta slíku fyrirkomulagi best eru yfirleitt störf sem eru hærra launuð og krefjast hás menntunarstigs. Þess vegna er þróunin í átt að fjarvinnu breytileg eftir löndum og er komin mun lengra á veg í þróaðri ríkjum, þar sem mikið er um skrifstofustörf og störf sem nýta stafræna tækni, en í þeim ríkjum þar sem störf í landbúnaði og iðnaði skipa stærri sess.

Hvað einstaklinga varðar eru almenn líðan og ferðalög til og frá vinnu þeir tveir þættir sem hafa hvað mest að segja. Að vinna heima hentar ekki öllum. Þeir sem telja að andlegri heilsu sinni hafi hrakað í heimsfaraldrinum vilja gjarnan snúa aftur til vinnustaðarins.  Á hinn bóginn kjósa þeir sem þurfa að ferðast langa leið til og frá vinnu frekar að spara tíma og peninga með því að vinna meira heima.

Á meðal annarra atriða sem geta skipt máli er hvort viðkomandi eigi börn – að vinna að heiman getur þýtt að foreldrar þurfi ekki að reiða sig í jafnmiklum mæli á leikskóla og dagvistun; og aldur – yngra starfsfólk leggur meira upp úr þeim félagslegu samskiptum sem fylgja því að vinna saman með öðru fólki, á meðan eldri starfsmenn kunna gjarnan betur að meta rólegheitin sem fylgja fjarvinnu.

Því er mikilvægt fyrir vinnuveitendur að meta stemninguna á meðal starfsfólksins, að hlusta á óskir og áhyggjur þess og móta sveigjanlegt vinnufyrirkomulag sem hentar þörfum sem flestra.

Hefur fjarvinna aukið framleiðni?

Áður en heimsfaraldurinn skall á voru vangaveltur um það hvort fjarvinna hefði jákvæð eða neikvæð áhrif á framleiðni. Kannanir sem gerðar voru síðastliðið ár sýna að í mörgum tilvikum hefur fjarvinna leitt til meiri framleiðni, en þó er of snemmt að slá því föstu að það verði raunin til lengri tíma litið.

Taka verður tillit til þess að fjarvinna er enn tiltölulega ný af nálinni. Einn af ókostum þess að vinna heima hjá sér er að mörkin á milli vinnu og frítíma verða óskýrari, sem þýðir að fólk hefur tilhneigingu til að verja meiri tíma við vinnu. Ef mælikvarðinn á framleiðni eru dagleg afköst þá gæti aukningin einfaldlega stafað af því að fólk vinnur lengri vinnudaga. Í því sambandi mætti nefna að nú finna fleiri en áður fyrir einkennum kulnunar í starfi.

Eftir því sem fólk verður vanara fjarvinnu er hætta á að freistingin til að verja minni tíma í fartölvunni og meiri tíma í að laga kaffi eða vafra netið muni að sama skapi aukast. Vinnuveitendur þurfa að fylgjast vel með framleiðnitölum og líðan einstakra starfsmanna, og leggja meiri áherslu á skilvirkni en framleiðni.

Stjórnendur þurfa með markvissari hætti en áður að eiga samtöl við einstaka starfsmenn og taka stöðu á teymum því upplýsingar sem áður bárust yfir skilrúmið eða fréttust við kaffivélina er hætta á að fari forgörðum. Þá þurfa stjórnendur enn frekar að tryggja að starfsmenn hafi verkefni við hæfi og í hæfilegu magni.

Hvað með starfsþjálfun á tímum COVID?

Fyrir flest fyrirtæki sem hafa lifað af áskoranir síðasta árs hefur það í besta falli verið tímabil kyrrstöðu.  Starfsfólk hefur verið fegið að halda vinnunni og beiðnir um stöðu- og launahækkanir hafa verið sjaldgæfar.

Þetta hefur vissulega átt sinn þátt í því hvað fjarvinna hefur gefist vel. En það mun breytast eftir því sem lífið kemst aftur í eðlilegt horf og fólk og fyrirtæki fara að líta fram á veginn.

Eitt af því sem fundið hefur verið að fjarvinnu er að hún standi í vegi fyrir starfsþróun. Vinnustaðurinn er ákjósanlegur fyrir þjálfun og fræðslu, bæði formlega og óformlega. Fólk lærir af því að umgangast annað fólk og yngra starfsfólk nýtur góðs af reynslu þeirra sem eldri eru.

Að endurskapa þennan þátt vinnustaðamenningar verður mikil áskorun fyrir fyrirtæki sem notast við fjarvinnu.

Áhyggjur af netöryggi aukast

Með aukinni fjarvinnu eykst hættan á því að tölvukerfi fyrirtækja verði fyrir árásum. Starfsfólk sem notar fleiri en eitt tæki til að skrá sig inn í kerfi fyrirtækisins veldur aukinni hættu með hverju tækinu sem það notar. Hættan verður svo enn meiri ef tæki eru notuð bæði til persónulegra nota og fyrir vinnuna, svo sem snjallsímar, spjaldtölvur og fartölvur sem notuð er til að vinna á daginn og til afþreyingar og félagslegra samskipta á kvöldin.

Vinnuveitendur þurfa að meta þá auknu áhættu sem stafar af fjarvinnu og finna leiðir til að draga úr henni. Í því sambandi má nefna fræðslu til að tryggja að starfsfólk sé meðvitað um hætturnar, þekki ógnanir og fylgi stöðluðum reglum til að halda tækjum sínum öruggum.

Að auki þurfa fyrirtæki að leggja mat á öryggiskerfin sín og íhuga hvernig tölvukerfi þeirra eru sett upp og hvernig aðgangi að þeim er háttað, til að tryggja að þau séu eins örugg og mögulegt er.

Verður fjarvinna áfram nauðsyn?

Á árinu 2021 mun hægja á hinni öru þróun í átt að fjarvinnu þegar hún verður valkostur en ekki endilega nauðsyn.  Gera má ráð fyrir því að fjarvinnustundum muni fækka þegar fólk vill snúa aftur á vinnustaðinn, en að þær verði þó enn mun fleiri en fyrir heimsfaraldurinn.

Þróunin í átt að fjarvinnu mun óhjákvæmilega hrinda af stað frekari þróun á sviði stafrænnar tækni sem ætlað er að mæta hinum nýju þörfum sem henni fylgja og leysa úr sumum vandamálanna sem komið hafa í ljós.

Áskoranir fyrir fyrirtæki í upphafi faraldurs voru að hluta tæknilegs eðlis en áskoranir framtíðarinnar verða félagslegar og skipulagslegar.

Hverjar stærstu áskoranirnar verða er ekki útséð með en það sem er ljóst er að fjarvinna er komin til að vera.