Hvernig má bæta fjarvinnu við starfsemi fyrirtækisins < Origo

 
 

Hvernig má bæta fjarvinnu án þess að missa stjórnina?

10.07.2020

Þegar verslunar- og viðskiptaheimurinn fer að ná sér á strik aftur eftir kórónavírusinn, er augljóst að hlutirnir verða aldrei þeir sömu aftur. Efst á listanum yfir breytingar í hinum „nýja vinnuheimi”, er fjarvinna – eitthvað sem margir vinnuveitendur litu tortryggnum augum fyrir heimsfaraldurinn, en eru nú að byggja inn í framtíðaráætlanir sínar.

Margir starfsmenn munu hafa notið þess að vera lausir við að ferðast daglega til og frá vinnu, aukins tíma heima fyrir með fjölskyldunni, sem og hinnar auknu sjálfstæðistilfinningar - og munu gera kröfu um að fyrirkomulagið verði að reglulegum, ef ekki varnalegum hluta af sínu starfi. Á sama tíma, munu atvinnurekendur meta þann fjárhagslega ávinning sem þessu fyrirkomulagi fylgir, svo sem minnkandi skrifstofurými og aukins sveigjanleika vinnuafls. Frekar en að fara alfarið úr skrifstofu-fyrirkomulaginu yfir í fjarvinnu, er mun vinsælla starfslíkan sambland af hvoru tveggja. En hvernig mun þetta ganga fyrir sig í rauninni? Og hvað ber fyrirtækjum að hafa í huga til að fyrirkomulagið skili árangri?

Áskoranir við fjarvinnu

Fyrir mörg fyrirtæki, hefur það tekið tíma að sætta sig við hugmyndina um að starfsmenn þeirra vinni að heiman. Aðal áhyggjuefnið felst í minni yfirsýn og að geta fylgst með þróun starfsmanna, ótti við veikari fyrirtækjamenningu og skort á sameiginlegum gildum, minni þátttaka og liðsandi og skortur á einbeitingu og stundvísi, svo fátt eitt sé nefnt. Þrátt fyrir umtalsverða aukningu á fjarvinnu vegna COVID-19, eru þessar áskoranir enn til staðar og verða fyrirtæki að takast á við þær, ef þau hyggjast skipta yfir í nýtt vinnufyrirkomulag í framtíðinni.

Sem þjónustufyrirtæki í upplýsingatækni höfum við aðstoðað fjölmörg fyrirtæki í gegnum tíðina við að greiða fyrir fjarvinnu og þekkjum því vel til þessara áskorana og hvernig má nýta upplýsingatækni til að draga úr þeim.

Að gera alla að þátttakendum

Eitt stærsta viðfangsefni atvinnurekenda mun að öllum líkindum vera að tryggja það að allir starfsmenn þeirra, sem vinna að heiman, auk þeirra sem vinna á skrifstofunni, upplifi sig sem jafn mikilvægan hluta af heildinni. Það er mjög auðvelt að vanrækja einn hóp í þágu annars, eða gera ómeðvitaðar breytingar á vinnulagi og ferlum sem henta betur öðrum hópnum.

Þetta er hægt að koma í veg fyrir með stafrænum lausnum, svo sem samskipta- og samvinnutólum, skýjalausnum og skráageymslu á netinu. Skapið stafræn innviði sem hægt er að nálgast á sama hátt af öllu starfsfólki, frá skrifstofunni, heiman frá eða annars staðar í heiminum.

Samskiptatól nýtast vel til að ýta undir samvinnu þvert á teymi, sem vettvang til að ræða verkefni, segja frá árangri og afköstum, deila fréttum en einnig til að þjappa betur hópnum saman. Fyrir stjórnendur er auk þess mikilvægt að nota slík tól til að hafa forystuna sýnilega. Þetta mun hjálpa til við að viðhalda samkennd innan hópsins og viðurkenningu sem og til að sameiginleg gildi og menning dafni.

Að viðhalda öryggi

Komið hafa fram áhyggjur af öryggi ráðstefnutóla á netinu og að öllum þeim upplýsingum sem er deilt eða geymdar á netinu feli í sér áhættu. Það er mjög mikilvægt að upplýsingaöryggi sé tryggt, bæði innan sem utan skrifstofunnar.

Við mælum með að nota alhliða öryggislausn fyrir allt fyrirtækið sem nær yfir öll tæki og tengingar, þar með talin persónuleg tæki sem starfsfólkið notar heima fyrir. Með því að nota skýjalausnir, þar sem skrár og forrit eru geymd í öruggri hýsingu, er sneitt framhjá hættunni sem er fólgin í því að geyma áþreifanlegar skrár og netþjóna á skrifstofunni, þar sem auðvelt er að stela þeim eða eyðileggja.

Hjá Origo höfum við reynslu af því að veita fyrirtækjum stafrænar lausnir sem eru tilbúnar fyrir hinn nýja heim vinnunnar. Við getum aðstoðað við að hanna og innleiða upplýsingatækniumhverfi sem gerir fólki kleift að vinna óheft, á skilvirkan og öruggan hátt, hvaðan sem er – en alltaf sem hluti af hjarta fyrirtækisins.