Allt um skýþjónustu Microsoft < Origo

 
 

Allt um skýþjónustu Microsoft

06.01.2015

Skýjaþjónusta Microsoft, Office 365 er ein vinsælasta vara Microsoft frá upphafi. Í Office 365 er hugbúnaður og þjónusta frá Microsoft sameinuð í hagstæðum umbúðum þar sem fyrirtæki geta valið þá leið er hentar þeirra rekstri best. Auk Office skrifstofubúnaðarins, sem flestir þekkja, eru ýmis þjónusta sem fyrirtæki geta nýtt sér. Má þar m.a. nefna Exchange póstþjónustu, Lync samskiptaþjónustu, Yammer sem er öruggt samskiptasvæði innan fyrirtækis (líkt Facebook), OneDrive for Business og SharePoint samvinnu og gagnavinnslusvæði.

Hugmyndin er einföld, að veita fyrirtækjum hagræðingu í rekstri með notkun skýjaveita og bæta þannig rekstrarumhverfi þeirra. Með Office 365 fá notendur ótakmarkað gagnapláss af OneDrive for Business auk þess sem fyrirtæki fá 10GB gagnasvæði í Sharepoint auk 500MB per notenda sem það hefur.

OneDrive í 2 útgáfum; fyrirtæki og einstaklingar

Áður en lengra er haldið er rétt að benda á að OneDrive kemur í tveimur útgáfum. Önnur sem heitir einfaldlega OneDrive og er ætluð fyrir einstaklingsmarkað og svo hin sem heitir OneDrive for Business. Þjónusturnar eru keimlíkar en þó er grundvallarmunur sem felst m.a. í að notendastýring í OneDrive for Business gengur út á Active Directory og því hentugri fyrir fyrirtæki auk þess sem hún keyrir á SharePoint tækni.

Munurinn á OneDrive for Business og Sharepoint er því ekki alltaf augljós og því vert að skoða þessar þjónustur betur.

OneDrive byrjaði sem geymsluþjónusta í skýinu fyrir gögn og skjöl. Hugmyndin er að þar getur notandinn nálgast öll þau gögn, skjöl, myndbönd og tónlist á einum stað úr mörgum mismunandi tækjum. Hinsvegar er SharePoint samvinnutæki, einhverskonar innra internet fyrir fyrirtæki eða innranet en einnig er hægt að nota SharePoint til að búa til svæði fyrir viðskiptavini, extranet.

Það flækir málin að SharePoint er einnig svæði til að vista og deila skjölum svo þau verði aðgengileg fyrir alla þá sem á þurfa að halda til að lesa, breyta eða prenta skjölin. Þessi kostur er nú einnig orðinn partur af OneDrive for Business sem þýðir að ákveðin hlutverk eru farin að krossa. Spurningin sem eftir situr er þá, er OneDrive for Business nóg fyrir mitt fyrirtæki eða þarf ég á SharePoint að halda?

Persónuleg hirsla eða sérhæfð lausn?

Svarið við spurningunni er ekki einfalt. OneDrive for Business er hugsað sem persónuleg hirsla fyrir notandann þrátt fyrir samvinnu kosti sínu. OneDrive for Business er tilbúin vara á meðan hægt er að aðlaga og sérhæfa SharePoint. Þannig að það eru fullt af hlutum sem SharePoint hefur umfram OneDrive for Business.

Ef þarfir þíns fyrirtæki eru uppfylltar á eftirfarandi tékklista þá mun OneDrive for Business duga þér vel:

Vista og dreifa: Hægt er að vista allar gerðir af gögnum í OneDrive og þau dreifast yfir í öll tækin þín.

Deila og samvinna: Hægt er að vista skjöl í OneDrive og veita öðrum aðgang að þeim með mismunandi stillingum, m.a. eingöngu að lesa eða lesa og breyta.

Öryggisvottanir: OneDrive for Business uppfyllir ISO 27001 öryggisstaðla ásamt EU skilmálum, HIPAA, BAA og FISMA:

Svæði: Síður í OneDrive for Business notast við SharePoint Oneline – en tæknilega séð er hægt að setja upp mismunandi svæði til að geyma gögn fyrir mismunandi hópa eða deildir.

Einfalt eða fleiri möguleikar?

Umhverfið fyrir OneDrive for Business er mjög einfalt og þægilegt fyrir notandann sem gerir þjónustuna að góðum kost fyrir marga. SharePoint er hins vegar flóknara umhverfi og sem býður upp á ótal möguleika. Sumir þessara möguleika krefjast þess að keypt séu sérleyfi og sett upp á sérþjóna hjá fyrirtækinu sem þarf svo jafnvel að kaupa utanaðkomandi þjónustu til að aðlaga Sharepoint að sínum þörfum svo starfsmenn þess noti kerfið.

Hér eru nokkrir kostir sem SharePoint hefur fram yfir OneDrive for Business:

Innranet: Starfsmenn skrá sig inn á merkta fyrirtækja síðu með fréttum, tilkynningum, viðburðum eða hverju því sem fyrirtækið vill koma til skila til starfsmanna.

Svæði:  Eftir að hafa skráð sig inn á innranet fyrirtækisins þá færa starfsmenn sig á síður sinna deilda eða jafnvel sína persónulegu síðu þar sem öllu skjöl sem þeir þurfa fyrir vinnu eða verkefni ásamt áminningum eða tilkynningum frá samstarfsmönnum.

Vinnuflæði: Eru sjálfvirk flæði ferla sem fara í gang við ákveðnar aðgerðir. Til að mynda væri netpóstur sendur á yfirmenn ef þyrfti að rýna ákveðin tilboð eða samþykkja tiltekin skjöl.

Listar: Eru sambærilegir töflureiknum, notaðir til að veita upplýsingar á svæðum sem mismunandi gerðir af notendum geta nálgast þá. Til dæmis starfsmannalisti með upplýsingum um hlutverk og tengiliðaupplýsingum.

Dagatal: Notað til að bóka fundi, senda tilkynningar og áminningar ásamt því að aðstoða starfsmenn til að sjá viðverumöguleika samstarfsmanna.

Uppfylltu þörf fyrirtækisins

Þetta eru aðeins nokkrir möguleikar sem eru í boði en reynt er að sýna fram á helsta mun og á þessum kerfum. Vissulega býður Sharepoint upp á fleiri möguleika og hentar til að mynda stærri fyrirtækjum betur en sameiginlegir kostir þessara þjónusta sýnir hvernig mismunandi vörur frá Microsoft hafa þróast í gegnum tíman og eru nú farin að skarast og jafnvel keppa sín á milli. Hugmyndin er þó líklega hjá Microsoft að styrkja þessar þjónustur í samvinnu sín á milli og þannig einfalda fyrirtækjum og notendum að nota tólin á sem einfaldasta hátt. Dæmi um þetta er notkun OneDrive for Business á SharePoint Online ásamt samtenginum við t.d. Lync og Exchange í Office og Power BI.

Til að geta nýtt þessar þjónustur sem best þarf að vera alger skilningur á því hvernig starfsmennirnir munu koma til með að nota þjónusturnar og hvort þær uppfylli þörf fyrirtækisins til að vinna betur.

Nánari upplýsingar og ráðgjöf fást hjá sérfræðingum Nýherja.