Afgreiðslutími styttist um 78% með innleiðingu á sjálfsafgreiðslu­lausn frá Origo

Tækifæri til að einfalda afhendingarferlið

Allt starfsfólk Keflavíkurflugvallar þarf að ljúka skyldunámskeiði áður en það fær útgefið aðgangskort. Þegar kom að útgáfu aðgangskortsins og afhendingu var það ferli í mörgum skrefum og óþarflega tímafrekt. Tatjana, deildarstjóri passaútgáfu, og samstarfskonur hennar höfðu í nokkurn tíma unnið í að endurskoða ferlið og leitað lausna til einfalda það.   

Tatjana Tanja Jovanovic deildarstjóri passaútgáfu, Guðlaug Jónsdóttir sérfræðingur í passaútgáfu og Júlíana G. Júlíusdóttir sérfræðingur í passaútgáfu sem vinna á Keflavíkurflugvelli.

Tatjana fór yfir hvernig ferlið hafði verið fyrir breytingar. Einstaklingar mættu á öllum tímum dags til að sækja aðgangskort og tók það um 20 mínútur að afgreiða hvert kort. Aukalega hafi umsækjendur þurft að bíða á staðnum á meðan kortin voru útbúin. Erfitt var að hafa yfirsýn og vinna að öðrum verkefnum á milli þess að prenta út kortin. Tatjana og samstarfskonur hennar sáu tækifæri til þess að einfalda ferlið til muna.  

Miðjan

Lykillinn að þessari umbreytingu við afhendingu aðgangskorta er hugbúnaður sem Origo hefur þróað og heitir Miðjan. Miðjan er hugbúnaður sem tengist snjallboxum og lyklaboxum, en getur líka verið notaður án þeirra. Snjallboxin sem eru notuð fyrir aðgangskortin á Keflavíkurflugvelli koma frá Ofar. Miðjan býður upp á heildstæða lausn fyrir afhendingu og skil á vörum í gegnum snjallbox eða beint frá afgreiðslustað. Miðjan er hönnuð til að stafvæða upplýsingagjöf og ferla fyrir starfsfólk og viðskiptavini.

Helstu ávinningar lausnarinnar eru:  

• Notendavæn veflausn: Aðgengileg úr hvaða vafra sem er auðveld í notkun, jafnvel fyrir þá sem hafa litla tölvukunnáttu 

• Mikil innbyggð virkni: Virkni fyrir afhendingarferli og skilaferli, og svo rafræna auðkenningu eða greiðslu fyrir afhendingu

• Samþætting: Tengist við snjallbox og einfalt að samþætta við kerfi sem eru nú þegar í notkun

• Aðgangsstýring: Notar öfluga aðgangsstýringu til að tryggja að aðeins réttir aðilar hafi aðgang 

Lausnin hentar öllum fyrirtækjum sem vilja einfalda afhendingu og móttöku á hverju því sem starfsmaður þyrfti annars að afhenda eða taka við. Hún gerir þér kleift að halda utan um allt ferlið á einum stað og veita viðskiptavinum þínum framúrskarandi þjónustu. 

Kerfið er í stöðugri þróun og nýir eiginleikar bætast reglulega við til að mæta þörfum notenda. 

Snjallbox á Keflavíkurflugvelli.

Ferlið í dag: sparnaður

Í dag hefur afgreiðslan á aðgangskortum verið einfölduð til muna. Þegar starfsfólk lýkur ákveðnum skyldunámskeiðum fær það tölvupóst um að næsta skref sé að bóka tíma og sækja aðgangskortið sitt. Starfsfólk fer þá á bókunarsíðu og velur tíma sem hentar. Passaútgáfan fær tilkynningu um þau sem hafa bókað sig fyrir næsta dag, prentar út aðgangskort fyrir lok dags og kemur þeim fyrir í snjallboxinu. Starfsfólkið fær tilkynningu frá Miðjunni um að aðgangskortið sé komið í hólf í snjallboxinu og sé tilbúið til afhendingar. Tengill er í tilkynningunni á skilmála sem starfsmaður þarf að staðfesta með rafrænum skilríkjum. Um leið og starfsmaður hefur auðkennt sig með rafrænum skilríkjum er aðgangskóði að sendingunni sendur og starfsmaður getur sótt aðgangskortið sitt.  

Tatjana lýsir því að innleiðingin á snjallboxunum hafi breytt öllu fyrir vinnuna þeirra. Fyrir innleiðingu á snjallboxunum var afgreiðsla fyrir hvern einstakling um 20-25 mínútur, en í dag er hún undir 5 mínútum. Innleiðing Miðjunnar og tengdum snjallboxum hefur sparað starfsfólki passaútgáfunnar dýrmætan tíma sem nýtist nú í önnur mikilvæg verkefni. Jafnframt hefur þetta bætt þjónustu til þeirra sem sækja kortin til muna. Einstaklingar geta nú sótt kortin á tíma sem hentar þeim án þess að þurfa að bíða eftir afhendingu á staðnum.