Blogg

Kjarni – alhliða mannauðs- og launalausn

24/05/2022

Origo setti Kjarna á markað í upphafi árs 2015. Kjarni er heildstæð mannauðs- og launalausn sem gerir fyrirtækjum kleift að halda algerlega utan um mannauðs- og launamálin sín, allt frá ráðningu til starfsloka.

Halla Árnadóttir er forstöðumaður mannauðs- og launalausna hjá Origo. „Við ákváðum að ráðast í þetta verkefni þar sem við töldum svigrúm á markaðinum fyrir nýja lausn og fundum þörf á kerfi sem styður allt ferlið; frá ráðningu til starfsloka. Það var mikil þekking og reynsla til staðar hjá Origo á þessum málaflokki og því góður grundvöllur til að mæta þessari þörf.“

Halla segir að á þessum tímapunkti hafi ýmsir kostir verið skoðaðir. „Það kom til álita að gera lítið og einfalt launakerfi og tengja það við erlent, þroskaðra mannauðskerfi. Við skoðuðum nokkur slík kerfi og tókum samtal um það við hagsmunaaðila á markaðinum. Eftir þá skoðun var okkar niðurstaða að við næðum með því móti ekki þeirri lausn sem við stefndum að og fannst að hið minnsta ættu grunnmannauður og laun heima í einni og sömu lausninni. Niðurstaðan var því að þróa heildstæða mannauðs- og launalausn sem samanstendur af ýmsum kerfishlutum sem saman mynda eina heild.

Við vorum svo lánsöm að fá inn flotta viðskiptavini strax í upphafi sem ákváðu að leggja traust sitt á okkur og þessa nýju lausn og það kom okkur af stað á þessari vegferð.“

Að sögn Höllu hafa nýir kerfishlutar bæst við lausnina frá árinu 2015 ásamt tengingum við hin ýmsu kerfi. Einnig hefur viðskiptamannahópurinn stækkað jafnt og þétt og í dag starfar Origo með um 70 frábærum viðskiptavinum sem halda utan um upplýsingar 20.000 starfsmanna.

Halla ÁrnadóttirHalla Árnadóttir

Ör þróun og reglulegt samtal við viðskiptavini

„Við erum á fleygiferð í áframhaldandi þróun á Kjarna,“ segir Halla. „Við vinnum þróunina í tveggja vikna sprettum og gefum út nýjar útgáfur af Kjarna á um það bil tveggja mánaða fresti með lágmarkstruflun fyrir notendur.“

Halla segir mikilvægt að eiga reglulegt samtal við viðskiptavini og að hópurinn hjá Origo fagni öllum góðum ábendingum varðandi hluti sem bæta lausnina. Þetta samtal sé mikilvægt til að tryggja að nýjungarnar sem Origo þróar mæti örugglega þörfum viðskiptavinanna.

„Viðskiptavinir senda okkur oft tillögur um nýjungar sem þeir vilja sjá í kerfinu og hafa þær tillögur áhrif á forgangsröðun í þróuninni hjá okkur. Það hefur færst í aukana að við tökum rýnifundi með viðskiptavinum okkar í tengslum við ákveðna virkni. Í þá rýni höfum við þá valið þá viðskiptavini sem hafa sýnt þessari tilteknu virkni mestan áhuga í samtali við okkur. Við erum reglulega með þjónustuheimsóknir til viðskiptavina og þar er kjörinn vettvangur fyrir þá að koma hugmyndum sínum á framfæri.“

Halla segir Origo halda rafræna kynningu tvisvar á ári þar sem farið er yfir helstu nýjungar í þeim útgáfum sem gefnar hafa verið út frá síðustu kynningu. Einnig er haldin notendaráðstefna einu sinni á ári. „Þar förum við yfir ákveðnar nýjungar í Kjarna, fáum ytri fyrirlesara til að fara yfir mannauðstengd mál og kynnum vegvísinn í þróuninni fyrir næsta árið. Við bjóðum upp á mat og drykk og það er ómetanlegt að ná þarna líka þessu óformlega spjalli við viðskiptavinina.“

Vefviðmót fyrir stjórnendur og starfsfólk

„Aðaláherslan í þróunarstarfinu þessa dagana er á vefviðmót í Kjarna. Í lok árs 2019 kom fyrsta útgáfan af Kjarnavefnum þar sem ráðningarhluti Kjarna og launasamþykkt var færð yfir í vefviðmót. Síðan þá hefur talsvert af virkni bæst á vefinn og geta stjórnendur nú nálgast allar helstu upplýsingar um starfsmannahópinn sinn á Kjarnavefnum. Þeir geta þar meðal annars séð yfirlit yfir helstu upplýsingar um teymið sitt, unnið launaáætlun, séð launaþróun hópsins, samþykkt launin, séð yfirlit yfir orlofsstöðu hópsins og sent skjöl í rafræna undirritun, auk þess sem þeir geta unnið ráðningarferlið í vefviðmótinu. Einnig eru ýmsar lykiltölur aðgengilegar á vefnum.

Starfsfólk er líka með aðgang að öllum sínum helstu upplýsingum í gegnum starfsmannavef. Þar getur það viðhaldið helstu grunnupplýsingum, séð orlofsstöðuna sína og launaseðla, sótt um samgöngu- og líkamsræktarstyrk, svo eitthvað sé nefnt.

Hugsunin með vefviðmóti fyrir stjórnendur og starfsfólk er að gera þessa aðila sem mest sjálfbjarga með að nálgast þessar upplýsingar og létta þannig á álagi á mannauðs- og launadeildir sem geta þá notað tímann í meira virðisskapandi verkefni. Öflugir skýrslugerðarmöguleikar Kjarna, hvort sem það er í gegnum kerfið sjálft, vefviðmótið eða með tengingum við ytri skýrslugerðartól, eins og Power BI, spara tíma hjá notendum sem þurfa þá ekki að eyða miklum tíma í að ná út upplýsingunum. Tengingar Kjarna við hin ýmsu kerfi létta líka lífið þar sem þessar tengingar koma í veg fyrir margskráningu á upplýsingum í hin ýmsu kerfi.“

Stærstu nýjungarnar

„Fyrir utan Kjarnavefinn þá hafa stærstu nýjungarnar okkar síðustu tvö árin verið kerfishlutarnir Dagpeningar og Viðvera en með því að taka þessa kerfishluta í notkun í Kjarna geta viðskiptavinir mögulega fækkað þeim ólíku kerfum sem þeir eru með í notkun. Einnig fórum við í vinnu við að koma Teríu, mötuneytislausninni okkar, alfarið inn í Kjarna, en hún var áður sérlausn sem var tengd við Kjarna.

Halla segir reglulega bætast við tengingar við hin ýmsu kerfi og að teyminu finnist mikilvægt að viðskiptavinir geti valið um að hafa allar þessar upplýsingar í einu og sama kerfinu eða tengja Kjarna við önnur kerfi sem þeir vilja nýta fyrir hluta af mannauðs- og launaupplýsingunum.

„Við erum svo með ýmislegt skemmtilegt á teikniborðinu fyrir næsta árið. Þar má meðal annars nefna launaáætlunarskýrslur á Kjarnavefinn, samþykktarferli launabreytinga ásamt fleiri lykiltölum. Við erum einnig að vinna að því að þróa „onboarding/offboarding“ virknina enn frekar, sérstaklega í tengslum við ýmis verkefni sem ýmsir aðilar þurfa að framkvæma þegar starfsmenn hefja störf eða láta af störfum.“

Innleiðingarferlið og framúrskarandi þjónusta

Að sögn Höllu er viðskiptavinahópurinn mjög fjölbreyttur. Má þar telja sveitarfélög, stofnanir og einkafyrirtæki í ýmsum geirum. „Flækjustigið í launavinnslu er mismunandi hjá viðskiptavinum okkar en með breiðan hóp viðskiptavina hefur okkur tekist að leysa allar helstu flækjur. Innleiðingarferlið getur tekið stuttan tíma en reynslan hefur sýnt okkur að almennt er gott að miða við tveggja mánaða tímabil þar sem við samkeyrum laun ein mánaðamót og greiðum svo út úr Kjarna um mánaðamótin þar á eftir. Þá hafa viðskiptavinir svigrúm til að læra og hefja ferðalagið vel í nýju kerfi.

Nýlega innleiddum við t.a.m. Kjarna hjá Hafnarfjarðarbæ sem er með um 2.500 launþega að viðbættum 1.000 sumarstarfsmönnum og með 20 mismunandi kjarasamninga. Þrátt fyrir að um talsvert umfangsmikla aðgerð sé að ræða tók innleiðingin eingöngu tvo mánuði.“

Þjónustan við kerfið og innleiðinguna er stór hluti þeirrar vöru sem Origo býður og leggur fyrirtækið ríka áherslu á að viðhalda góðu sambandi við núverandi og nýja viðskiptavini. Til að fylgja því eftir eru framkvæmdar reglulegar þjónustukannanir sem hafa komið mjög vel út. „Við getum stolt sagt frá því að við fengum yfir 90 prósent jákvæða niðurstöðu í síðustu könnun, þar sem spurt var um ánægju með þjónustuna, viðmót ráðgjafa, áreiðanleika þjónustunnar og hvort Kjarni væri leiðandi mannauðs- og launalausn á íslenska markaðinum.

Góð þjónusta hefur ítrekað verið nefnd sem einn af ákvörðunarþáttum nýrra viðskiptavina við val á Kjarna og hafa notendur sem færa sig á milli fyrirtækja margsinnis innleitt Kjarna á nýja staðnum. Við erum þakklát fyrir þau frábæru meðmæli,“ segir Halla Árnadóttir, forstöðumaður mannauðs- og launalausna hjá Origo.

Deildu blogginu

Hefur þú verkefni í huga?

origo-logo
Skiptiborð
Mánudagar - föstudagarkl. 08:00-16:00Sími: 516-1000
Verslun í Borgartúni 37105 Reykjavík
Mánudagar - föstudagarkl. 08:00-17:00Laugardagar - Lokað
Verkstæði og vöruafgreiðslaKöllunarklettsvegi 8104 Reykjavík
Mánudagar - föstudagarkl. 09:00-17:00
StarfsstöðvarAkureyriÍsafjörðurNeskaupsstaðurEgilsstaðir
Origo, Borgartún 37, 105 Reykjavík, kt: 530292-2079. S: 516 1000