Tilkynning vegna nýs undirvinnsluaðila

Kerfið kemur frá breska félaginu Halo Service Solutions Ltd. („Halo“). Halo veitir Origo ehf. viðhalds- og tækniþjónustu ásamt því að hýsa lausnina. Halo kemur því fram sem nýr undirvinnsluaðili í þjónustu við viðskiptavini.

Vinnslulýsing fyrir þjónustu- og beiðnakerfið hefur verið birt á síðu Origo um vinnslulýsingar (sem og hér fyrir neðan) og þar má finna  nánari lýsingu á vinnslunni, þ.m.t. upplýsingar um tilgang, tegundir upplýsinga og flokka skráðra einstaklinga,  sem og nánari upplýsingar um Halo.

Fyrirtækið ykkar þarf ekkert að gera, en ef þið hafið einhverjar athugasemdir eða spurningar endilega látið okkur vita. Sérstök athygli er vakin á því að í samræmi við vinnslusamningsskilmála Origo hafa viðskiptavinir 14 daga til þess að mótmæla nýjum undirvinnsluaðila.

Það verður engin truflun á þjónustunni meðan á yfirfærslunni stendur. Í einhverjum tilvikum gæti þó verið örlítið hik, en ekki meira en það.

Vinnslulýsing fyrir Halo verk- og beiðnakerfið

27.1 Tilgangur og eðli vinnslu

Origo ehf. (vinnsluaðili) notar þjónustu- og beiðnakerfið HaloPSA („kerfið“) við meðhöndlun á þjónustubeiðnum og upplýsingum sem tengjast viðskiptavinum (ábyrgðaraðili) í þjónustu og rekstri.

Kerfið hefur möguleika á að tengjast Microsoft CSP einingum („tenantum“) viðskiptavina sem eru í þjónustu hjá Origo.

Tilgangur vinnslunnar er að halda utan um þjónustubeiðnir, veita yfirsýn og tryggja samfellda þjónustu á grundvelli samningssambands við viðskiptavini.

27.2 Flokkur skráðra einstaklinga og flokkar persónupplýsinga

• Unnið er með persónuupplýsingar forsvarsmanna, starfsfólks og annarra notenda viðskiptavina.

• Þær persónuupplýsingar sem unnið er með í tengslum við kerfið eru eftirfarandi:

• Nafn, notendanafn, netfang og símanúmer þess aðila sem sendir Origo þjónustubeiðni eða hefur samband.

• Efni þjónustubeiðni eða fyrirspurnar hins skráða.

• Í tengslum við tengingu við Microsoft CSP eru eftirfarandi upplýsingar um starfsfólk og notendur viðskiptavina fluttar í kerfið: Nafn, netfang, símanúmer, starfsheiti og notendanafn.

27.3 Undirvinnsluaðilar

Syndis ehf., kt. 580113-0600, Borgartúni 37, 105 Reykjavík.

• Vöktun á vöktunar- og beiðnakerfi og þjónusta á log-management kerfi vinnsluaðila. Í tengslum við þjónustuna hefur Syndis aðgang að IP tölum, tengiliðaupplýsingum og upplýsingum um efni beiðna úr beiðnakerfi.

• Sérhæfð öryggisþjónusta og ráðgjöf. Aðgangur Syndis ehf. getur náð til allrar þeirra upplýsinga sem vinnsluaðili vinnur fyrir hönd ábyrgðaraðila, sbr. 2. lið hér að ofan.
  
  Halo Service Solutions Ltd.

• Halo Service Solutions Ltd. sér um hýsingu á kerfinu og félagið hefur því aðgang að öllum þeim upplýsingum sem vinnsluaðili vinnur fyrir ábyrgðaraðila, sbr. 2. lið hér að ofan. Þá sinnir félagið viðhalds og tæknilegri þjónustu og kann í því samhengi jafnframt að hafa aðgang að upplýsingum í kerfinu.

• Kerfið er hýst hjá undirvinnsluaðila Halo Service Solutions Ltd., í gagnaverum Amazon Web Services (AWS) í Frankfurt, Þýskalandi.

27.4 Miðlun upplýsinga utan EES

• Halo Service Solutions Ltd. hefur staðfestu í Bretlandi. Bretland er talið veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd, sbr. auglýsingu nr. 1155/2022 um flutning persónuupplýsinga til annarra landa. Flutningur þangað er því heimilaður án frekari ráðstafana.

• Í tengslum við hýsingu á kerfinu hjá AWS skal tekið fram að komi til flutnings til Bandaríkjanna, í ljósi þess að móðurfélag AWS hefur staðfestu í Bandaríkjunum, byggist flutningurinn á jafngildisákvörðuninni („Privacy Shield“).