5 lausnir sem auðvelda fjarvinnu

Við lifum sérstaka tíma í dag í tengslum við Covid-19 vírusinn. Fjölmargir eru í sóttkví og einhverjir eru nú þegar í einangrun.  Þessi fordæmalausa staða þýðir að við búum við allt aðrar aðstæður nú en áður hefur þekkst. Fara þarf jafnvel allt aftur til Síðari heimstyrjaldarinnar til þess að bera saman það ástand sem víða ríkir þegar kemur að lokun landamæra og samkomu- og ferðabanns. Sem betur fer er tækninni vaxið ásmegin og hún gerir okkur mun auðveldara með að sinna vinnu, skóla og öðrum samskiptum á tímum COVID-19.

1# VPN tenging er afar gagnleg

Stór hluti fólks á vinnumarkaði er með fartölvu og farsíma og getur auðveldlega tengst kerfum vinnustaðar síns heiman frá, eða raunar hvar sem sem er bara ef það hefur þokkalega tengingu við Internetið. Þá er hægt að sitja hvar sem er og vinna í sölukerfum, þjónustuinnviðum og sitja fundi. Mikil eftir spurn er í dag eftir fartölvum þar sem fyrirtæki eru að búa sig undir að senda fólk heim að vinna sem er ekki með fartölvu fyrir. Þá er bætt við skjám heima og heyrnartólum.

Mörg þeirra kerfa sem fyrirtæki nota gera ekki kröfur um að fólk sé beintengt við netkerfi fyrirtækisins, heldur eru þetta að miklu leyti kerfi sem eru aðgengileg í gegnum vafra eins og Google Chrome eða Microsoft Edge. Ekki má gleyma lausnum sem tala beint út á netið frá tölvuskýjum. Þar er nóg að auðkenna sig inn með notandanafni og lykilorði og hefjast handa. Auðvitað eru enn til mikilvæg kerfi hjá fyrirtækjum sem þarf að tengjast beint við frá vinnustöð starfsmannsins. Slíkt er hægt að leysa með VPN (Virtual Private Network) tengingu sem tengir tölvu notandans eins og hún sé á staðnum.

2# Einfalt að halda fundi með Google

En hvað með alla fundina sem fólk situr daginn út og daginn inn á vinnustöðum? Hvernig leysum við slíkt á tímum COVID-19? Í dag er til ógrynni fjarfundalausna frá framleiðendum eins og Microsoft, Cisco, Poly og Google (Google Hangouts) svo einhverjir séu nefndir sem gera okkur kleift að halda fjarfundi með einföldum hætti. Fjarfundir eru því frábær lausn. Við getum setið heima og tekið fjarfundi við fólk út um allan heim.

3# Hvernig getur MS Teams hjálpað mér?

Það er ekki langt síðan að það var töluvert vandamál að setja upp slíka fjarfundi. Það var sérstaklega erfitt ef átti að hafa myndfundi, deila skjám eða teikna á töflu. Upplifunin var oft óþægileg og fólk nennti oft hreinlega ekki að standa í þessu. En öldin er nú önnur með tólum eins og Microsoft Teams. Núna bóka ég alla fundi sem „Teams fundi“. Þá fá allir þeir sem eru boðaðir hlekk til að komast á fundinn, hvort heldur sem um er að ræða fólk sem notar þetta forrit eða ekki. Hægt er að tengjast fundinum bæði í gegnum Teams forritið eða í gegnum vafra og það gerist bara með einum smelli. Þá er hægt að hafa fundinn hvort heldur sem símafund eða myndfund og hver og einn getur þá valið um að nota bara hljóð. Það er jafnvel ekkert mál að tengjast þessum fundum með snjallsíma og taka þetta bara eins og símtal. Þá er lítið mál að bæta við fundargestum ef þörf er á að kalla til aðra aðila sem erindi hafa á fundinn en voru ekki boðaðir áður.

Microsoft hefur, í ljósi þessa ástands sem Covid-19 vírusinn hefur skapað, boðið öllum að nálgast Microsoft Teams frítt til afnota næstu sex mánuðina til að nýta til fjarfunda og samvinnu.  

Þá geta einstaklingar eða fólk sem er ekki með Office 365 áskrift nálgast þessa lausn til að eiga samskipta við sína vinnufélaga, ættingja og vini meðan þeir eru í sóttkví.

Einhverjir eru kannski komnir lengra og vanir að nota svona kerfi, en þá kannski bara meira á milli landshluta eða landa, en yfirleitt ekki fundi sem eru bókaðir innanhúss. Það má alveg búast við því að fundarmenning eigi eftir að þróast talsvert með tilkomu COVID-19. Ekki nóg með það heldur mun náttúran njóta einhvers góðs af þessu líka þegar upp er staðið.

4# Gæða heyrnartól eru lykilatriði 

Til að upplifunin sé sem best þá sé gott að vera með góðar vefmyndavélar eða heyrnartól sem skila góðri mynd og hljóði. Microsoft Teams býður til dæmis upp á að blörra bakgrunn fundarmeðlima, ef notandinn vill ekki að allir sjái Wham plakötin sem eru enn hangandi upp á vegg. Þá er mikilvægt að vera með góð heyrnartól sem sía frá umhverfishljóðin í kringum mig þannig að talið sem berst frá manni sé sem skýrast. En það er oftast í forgangi þ.a. ef nettengingar eru lélegar þá er ekki hægt að deila myndum eða skjámyndum. Origo hefur yfir að ráða frábærum heyrnartólum í netverslun. 

Í fjarfundakerfum í dag er einnig auðvelt að vinna saman í skjölum eins og Word, Excel og PowerPoint. Þá eru einnig til lausnir til að tengja þessi fjarfundakerfi við búnað í stórum fundarherbergjum, þ.a. á einum endanum geta fleiri manns setið á móti öðrum sem eru dreifðir út um allt. Við erum þá jafnvel komin með myndavélar sem búa yfir gervigreind, þar sem myndavélin fókusar á þann sem talar hverju sinni. Alveg eins og þegar við sitjum fund og myndir þeirra sem tala hverju sinni eru life á meðan aðrar fara í felur." 

5# Öflugar fjarfundarlausnir frá Origo

Þess má einnig geta að Origo hefur yfir að ráða frábærum fjarfundalausnum frá, allt frá heyrnartólum og vefmyndavélum fyrir einstaklinga upp í kerfi fyrir stærstu fundarsali frá heimsþekktum framleiðendum, s.s. Poly, Crestron, Bose og Logitech.

Sérfræðingar okkar hafa unnið að fjölmörgum fundarherbergjum og gert samskipti viðskiptavina okkar markvissari og um leið hagkvæmari.