Hvernig geta fyrirtæki lágmarkað rekstraráhættu þegar skipt er um fjárhagskerfi?

Að skipta um fjárhagskerfi (ERP) er eitt stærsta verkefni sem fyrirtæki taka sér fyrir hendur. Kerfið er hjarta rekstrarins og snertir alla þætti starfseminnar, allt frá bókhaldi og innkaupum til sölu, birgðastýringar og skýrslugerðar.

Mörg fyrirtæki búa við eldri kerfi sem þjóna daglegum þörfum ágætlega en hamla um leið framförum. Slík umhverfi einkennast oft af úreltri tækni og vaxandi tækniskuld sem gerir alla frekari þróun dýra og flókna. Á sama tíma fylgir því töluverð áhætta að skipta um kerfi, sérstaklega í fyrirtækjum þar sem reksturinn er flókinn og kerfið tengist mörgum ferlum og öðrum lausnum. Mörg dæmi eru um að fyrirtæki lendi í dýrkeyptum rekstrartruflunum eftir kerfisskipti vegna þess að undirbúningur eða framkvæmd innleiðingarinnar er ábótavant.

Slík verkefni geta einnig orðið mun dýrari en upphaflega var áætlað, bæði vegna aukins kostnaðar við innleiðingu og vegna þess álags og vinnu sem fellur á starfsfólk fyrirtækis á meðan breytingarnar standa yfir.

Hjá Origo notum við nálgun sem leggur sérstaka áherslu á rekstrarsamfelldni. Með því að stíga breytinguna í skrefum og tryggja stöðugleika eftir hvert skref er hægt að færa fyrirtæki yfir í Business Central án þess að daglegur rekstur fari í uppnám.

Áskoranir hefðbundinna innleiðinga

Hefðbundna leiðin við innleiðingu á nýju viðskiptakerfi er að reyna að breyta öllu í einu, uppfæra tæknigrunninn, endurhanna alla ferla og innleiða nýja virkni samtímis. Þrátt fyrir að þessi nálgun virðist hagkvæm í fyrstu getur hún oft reynst dýrkeypt þar sem flækjustigið verður fljótt óviðráðanlegt.

Í slíkum tilfellum eru algengar áskoranir til dæmis:

• Flytja þarf og hreinsa gögn sem hafa safnast upp í mörg ár.

• Sérsniðnar lausnir eða breytingar passa ekki inn í nýtt kerfi.

• Starfsfólk þarf að læra á nýtt kerfi og nýja ferla á sama tíma og kerfið fer í loftið sem eykur hættu á villum.

• Í stórum verkefnum gefst oft ekki nægur tími til að prófa alla anga kerfisins við raunverulegar aðstæður sem leiðir til þess að villur uppgötvast ekki fyrr en eftir að kerfið er farið í loftið.

Afleiðingin er oft sú að fyrirtæki eyða fyrstu mánuðum eftir innleiðingu í að slökkva elda í stað þess að nýta nýja kerfið til að skapa virði og bæta reksturinn.

Örugg leið í skýið

Í stað þess að stökkva beint í djúpu laugina notum við hjá Origo staðlað verklag þar sem við stígum umbreytinguna í skrefum. Markmiðið er að lágmarka áhættu svo fyrirtæki upplifi litla sem enga truflun á starfseminni á meðan breytingum stendur.

Greining á núverandi gögnum

Við byrjum á að greina gögn úr núverandi kerfi til að sjá nákvæmlega hvernig það er notað. Þannig sjáum við hvaða ferlar eru virkir, hvaða sérlausnir skipta máli og hvaða virkni má hreinlega skilja eftir. Með þessu móti tryggjum við að nýja kerfið verði einfaldara í rekstri og laust við óþarfa flækjur.

Skrefaskipt umbreyting

Við færum núverandi virkni yfir í nýjan tæknigrunn í skýinu með eins litlum breytingum og teljast ásættanlegar í fyrsta skrefi. Markmiðið er að endurskapa núverandi vinnuumhverfi í nýju kerfi áður en farið er að endurhanna ferla eða bæta við nýrri virkni. Á meðan vinnan fer fram heldur daglegur rekstur áfram í gamla kerfinu.

Eftir ræsingu hvers áfanga leggjum við sérstaka áherslu á að ná stöðugleika í rekstrinum. Við fylgjumst náið með, leysum hnökra og tryggjum að starfsfólk nái fullum tökum á nýja umhverfinu áður en haldið er áfram. Þetta lágmarkar rekstraráhættuna verulega.

Á sama tíma erum við í nánu samstarfi við viðskiptavininn að greina tækifæri til umbóta. Í gegnum verkefnið safnast jafnt og þétt hugmyndir um hvernig hægt er að einfalda ferla, nýta kerfið betur og byggja upp lausnir sem styðja við framtíðarþróun fyrirtækisins. Þannig skapast sterkur grunnur fyrir næstu skref þar sem hægt er að þróa ferla og nýta kerfið betur í takt við þarfir rekstrarins.

Áframhaldandi þróun

Þegar reksturinn er orðinn stöðugur í Business Central heldur vegferðin áfram. Þá er kominn traustur grunnur til að fara í þarfagreiningu og innleiða markvissar umbætur sem styðja við vöxt fyrirtækisins. Í stað þess að reyna að leysa allt í einu strax í upphafi vinnum við áfram náið með viðskiptavinum okkar í markvissum skrefum eftir ræsingu. Þannig tryggjum við að kerfið þróist á forsendum rekstrarins, hvort sem það er með:

• Innleiðingu á nýrri virkni í Business Central sem eykur sjálfvirkni

• Samþættingu við önnur kerfi

• Betri nýtingu á gögnum með Power BI

• Öðrum lausnum sem bæta nýtingu kerfisins.

Sérþekking sem tryggir árangur

Að innleiða nýtt viðskiptakerfi er vegferð sem snertir alla þætti rekstrarins til framtíðar. Hjá Origo leggjum við því ríka áherslu á skýra verkefnastjórnun, gagnsæi og traust samstarf í gegnum allt ferlið.

Eitt lykilatriði í okkar nálgun er að viðskiptavinurinn á afurðir verkefnisins. Allur kóði, skjölun, prófanir og uppsetningar eru vistaðar í ykkar eigin umhverfi. Þannig tryggjum við fullt gagnsæi í verkefninu og forðumst svokallað "lock-in" þar sem fyrirtæki verða háð einum þjónustuaðila til framtíðar.

Hjá Origo starfa yfir 40 sérfræðingar með djúpa þekkingu á Business Central og áratuga reynslu af flóknum umbreytingarverkefnum. Sú sérþekking, ásamt markvissu verklagi okkar, gerir okkur kleift að styðja fyrirtæki í gegnum alla vegferðina. Markmið okkar er ekki aðeins að innleiða nýtt kerfi heldur að tryggja traustan grunn sem styður við vöxt og velgengni fyrirtækisins til framtíðar.